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Implantación de un sistema de digitalización certificada, facturación electrónica y gestión documental en ISDEFE con abox invoice

Abox Invoice. Solución 3 en 1 de Adapting para ISDEFE: digitalización certificada, facturación electrónica y gestión documental

Fecha de publicación: 14/01/2011

ISDEFE (Ingeniería de Sistemas para la Defensa de España, S.A.) es una sociedad mercantil de titularidad pública creada con objeto de proporcionar apoyo técnico de ingeniería y servicios de consultoría en tecnologías avanzadas, tanto en el sector de Defensa como en el ámbito Civil. Isdefe depende de la Secretaría de Estado de Defensa y cuenta con un Consejo de Administración formado por Consejeros pertenecientes al Ministerio de Defensa, Ministerio de Fomento y Ministerio de Economía y Hacienda.

Situacion inicial:

ISDEFE tiene como clientes a organismos públicos dependientes de diversos Ministerios, por lo que está obligada a facturar electrónicamente según la Ley 56/2007 que establece dicha obligatoriedad a partir de noviembre de 2010 a las empresas que contraten con el sector público.

Además el departamento de administración recibe un volumen de facturas de proveedores y documentos de gestión interna considerable que saturan al personal con tareas de bajop valor añadido.

Objetivos

Adapting resultó adjudicatario del concurso público por el que ISDEFE contrató la implantación de un software homologado por la Agencia Tributaria que le permita incrementar espectacularmente la productividad en sus procesos administrativos mediante:

la digitalización certificada de facturas en papel, interpretación de las mismas y transferencia de datos al ERP

  • emisión de factura electrónica en formato Facturae
  • tener la capacidad de recibir e interpretar facturas también electrónicas en formato Facturae
  • en el futuro poder incorporar otros documentos como informes de gastos y contratos

El proyecto de implantación de la plataforma Abox Invoice by Adapting contempla la puesta en marcha de tres soluciones en una única plataforma: digitalización certificada, facturación electrónica y gestión documental.

Solución implantada:

El proyecto de implantación del sistema Abox Invoice by Adapting contempla la puesta en marcha de tres soluciones en una única plataforma: digitalización certificada, facturación electrónica y gestión documental.

La implantación se divide en tres fases:

Abox Invoice para la Recepción de facturas en papel, digitalización y posterior transferencia al ERP

El sistema realiza la digitalización certificada de facturas recibidas en papel que tengan el carácter de original, nacional e internacional y en diferentes monedas mediante el módulo homologado por la AEAT Adapting efactura 2.0.

Además consigue la extracción de los datos de las facturas de manera automática, mediante el OCR y software de captura e interpretación de datos Readsoft Invoices, para su integración en la base de datos del ERP Oracle eBusiness Suite.

Emisión de facturas electrónicas a clientes en formato Facturae

El sistema permite la emisión de facturas a los clientes de ISDEFE en formato Facturae, puesto que el mayor cliente es la Administración Pública. Y debe tener la capacidad de gestionar los diferentes métodos de envío de las facturas a cada cliente estableciendo avisos de que están disponibles para su captura por parte de éstos de forma segura, ya sea por correo electrónico o mandado la factura al servicio web del cliente.

Recepción y gestión de facturas recibidas electrónicamente en formato Facturae

 El software Abox Invoice posee la capacidad de reconocer y verificar que se trata de una firma electrónica reconocida o avanzada, y que el certificado está en vigor mediante la conexión con las distintas entidades de certificación existentes. Incorporando la funcionalidad de interpretar y gestionar tanto las facturas recibidas en formato electrónico como en papel de la misma forma y compartiendo el mismo módulo de gestión de facturas.

Mas información: http://www.isdefe.es