registro de entrada y salida

Gestión del registro de documentación

abox document dispone de una configuración específica como solución para gestionar el registro de entrada y salida de documentación de una organización. Permite la gestión de la correspondencia recibida, integrada con los documentos y archivos electrónicos generados internamente en la propia organización. De este modo se logra un entorno de trabajo administrativo muy eficiente, sin papeles.

La aplicación permite la codificación de todos los registros y la impresión de etiquetas personalizadas con códigos de barras que sustituyen al clásico sello o cuño de registro de entrada y salida.

La correspondencia y documentación entrante se clasifica y organiza en la base de datos del sistema abox document, permitiendo la inclusión de comentarios y revisiones en un flujo de trabajo.

Registro electrónico

El pack Hot Mailbox es el perfecto complemento de esta solución. Todos los correos electrónicos que llegan a una determinada cuenta de correo electrónico (p.ej.: registro@cliente.com) son incorporados automáticamente al gestor documental, creando la ficha correspondiente en el sistema, con el cuerpo del correo electrónico recibido y los ficheros adjuntos del mismo como anexos de la ficha del documento principal.

Características funcionales

• Digitalización automatizada y distribución personalizada de la correspondencia
• Generación y control de los números de registro y del etiquetado
• Clasificación de documentos por tipos y organización por carpetas libremente configurables
• Posibilidad de realizar un flujo de trabajo con anotaciones en las fichas de los documentos
• Posibilidad de envío del documento por e-mail Importación y alta masiva automatizada de documentos a partir de imágenes escaneadas o documentos en formato electrónico
• Estadísticas de accesos y acciones sobre documentos y de usuarios