facturación electrónica

abox document puede configurarse como una solución que combina la facturación electrónica con la gestión de dichas e-facturas emitidas. El proceso se automatiza en gran parte y requiere la mínima intervención por parte de personas, salvo en el lanzamiento del mismo.

La solución se divide en dos fases, en las que, por un lado se van a generar automáticamente las facturas en formato electrónico (firmadas digitalmente) y, por otro, se van a poner a disposición de los usuarios internos o externos (clientes) estas facturas electrónicas emitidas.

Pasos del proceso:

- Automatización en la generación de facturas electrónicas.
- Emisión y firma electrónica.
- Automatización de la publicación de las facturas en el Portal de eFacturas o del envío por correo electrónico.
- Gestión en el portal de facturas electrónicas (eFacturas) 

1. Automatización en la generación de facturas electrónicas. Emisión y firma digital.

• El departamento de Contabilidad envía a la impresora el lote de facturas a imprimir.
• Para los clientes a los que se les remite la factura de forma impresa, el proceso es el tradicional. Para aquellos clientes a los que se les ha indicado en la base de datos del programa de gestión financiera que puede enviarse la factura en formato electrónico, esta orden genera, en lugar de las facturas impresas, unos ficheros en formato de intercambio a definir (TXT, ASCII, .XLS,…) con los datos de la facturas. 
• El sistema, por cada fichero de intercambio, genera la factura en formato XML Facturae o en PDF, F64... (la visualización de esta factura en el PDF se define al inicio del proyecto, pero puede ser idéntica a una factura impresa) y a continuación le adhiere la firma electrónica que garantiza la identidad del emisor de la factura electrónica y la integridad del documento.

2. Automatización de la publicación de las facturas en el Portal de facturas electrónicas o del envío por correo electrónico. Gestión.

• Para poder extraer el mayor provecho a la aplicación, sin cargar con nuevas tareas a los integrantes de la organización, se automatiza la publicación en el Portal de facturas electrónicas (en modo ‘extranet’ privada empresa-clientes) basado en abox document.
• A tal efecto, se ubica automáticamente cada factura electrónica, en la carpeta del cliente correspondiente, lista para su descarga. 
• Adicionalmente, se creará el correspondiente aviso por correo electrónico, con un enlace para que el librado acceda a la factura, previa identificación en el Portal de facturas electrónicas. 
• Cada cliente dispondrá de una clave de acceso a su zona privada y, lógicamente, sólo será capaz de acceder al histórico de facturas electrónicas correspondientes a su empresa.

3. Portal de eFacturas. Gestión avanzada.
El correo electrónico que recibe el cliente puede indicar dos posibilidades diferentes al receptor:

• La factura electrónica se adjunta al correo electrónico
• El correo electrónico indica que la factura está disponible en el Portal de eFacturas – gestor documental extranet - y que el cliente puede descargársela desde el mismo.
  

En cualquiera de los dos casos, se habilita una zona restringida para cada cliente, donde éste puede acceder en cualquier momento para consultar o descargarse las facturas electrónicas que el emisor ha ido emitiendo a su cargo.

Este gestor documental extranet dispone de dos zonas diferenciadas:

• La zona del usuario: en el sitio web público debe incluirse una página de identificación donde el cliente introduzca sus claves de acceso. Una vez identificado, el cliente accede a su zona privada y puede descargarse las facturas.
• La zona de administración: desde este módulo se gestiona todo lo concerniente a empresas clientes, usuarios autorizados, claves, accesos, eFacturas y otros documentos adicionales.